Zápis do RPVS sa realizuje len prostredníctvom oprávnenej osoby a len elektronicky.. Na základe protischránkového zákona môžu byť takéto oprávnené osoby len notár, advokát, banka, auditor alebo daňový poradca. Jedná sa teda len o odborníkov , ktorým v rámci svojich skúseností prislúcha najväčšia šanca odhaliť a určiť z vlastníckych štruktúr firmy konečných užívateľov výhod.
Ešte pred zápisom do RVPS musí byť konečný užívateľ výhod overený a musia byť pripravené verifikačné dokumenty. Prísne podmienky stanovené zákonom preniesli pre oprávnenú osobu viac zodpovednosti a v prípade zlého určenia konečného užívateľa výhod udeľuje zákon vysoké sankcie. Práve tieto vysoké sankcie a veľká zodpovednosť spojená so zápisom do RVPS nútia firmy vyvinúť maximálne úsilie pri určovaní skutočných konečných užívateľov výhod , čo pomáha vyššej trensparentnosti pri zaobchádzaní s verejnými zdrojmi ,čo je prospešné pre nás všetkých.
Protischránkový zákon a pravidelné overenia
Protischránkový zákon upravuje aj situáciu, v ktorej by bol účelovo zmenený konečný užívateľ výhod. Keby bolo overenie koncového užívateľa výhod iba jednorázový úkon , mohla by nastať situácia ,v ktorej by firma po verifikovaní zmenila verifikovaného užívateľa výhod zo subjektu X na subjekt Y bez toho , aby boli nútení štát o svojom kroku informovať.
Nový užívateľ by potom nemusel byť ani verejne známy.
Práve takýmto situáciám sa snaží zákon predchádzať tým , že stanovuje systematickú identifikáciu konečného užívateľa výhod , pretože jednorázová identifikácia by bola značne netransparentná Firma sa musí nanovo identifikovať v každom prípade novej verifikačnej udalosti, napríklad uzatvorenie novej zmluvy alebo plnenie vychádzajúce zo zmluvy.
Preto by mali mať firmy na zreteli , že so svojimi oprávnenými osobami budú musieť spolupracovať veľmi dlhý čas , preto by mali byť tieto osoby vybraté po dôkladnom zvážení.